Electronic Document, Solusi Jitu Pengelolaan Dokumen dan Arsip Perusahaan

16

22 Maret 2016

Banjarmasin –Dengan semangat untuk menjadikan pelabuhan yang dikelolanya semakin maju dan modern, PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) atau Pelindo III melakukan transformasi di bidang teknologi informasi. Spirit full information and communication technology based enterprise diterapkan dengan melakukan standarisasi proses bisnis secara efisien. Dalam bidang ketatausahaan atau administrasi perkantoran, embrio electronic-document hadir di Pelabuhan Banjarmasin sebagai sarana pengelolaan dokumen secara digital.

“Pelabuhan Banjarmasin merupakan pioneer penerapan aplikasi eDocument, ke depannya proses surat menyurat dapat dimonitor dan disposisi secara cepat dan tepat tanpa adanya koreksi yang menghamburkan kertas”, kata Wawan Adi, Pjs Manager Teknologi Informasi Pelabuhan Banjarmasin saat sosialisasi.

Aplikasi eDocument yang diterapkan di Pelabuhan Banjarmasin terdiri dari lima elemen penting, yakni e-Surat, e-Disposisi, e-mail, e-Arsip, dan monitoring.

“Kami mendukung pengelolaan dokumen kepelabuhanan berbasis teknologi informasi, diharapkan penerapan ini mampu mempemudah dalam pendistribusian surat di Pelabuhan Banjarmasin”, ujar General Manajer Pelabuhan Banjarmasin, Hengki Jajang Herasmana, pada kesempatan yang sama.

eDocument merupakan proses surat menyurat yang memfasilitasi pengelolaan arus dokumen secara digital (paperless) dan terintegrasi dengan layanan email sebagai media notifikasi. E-Surat sebagai contoh, dari tahap review, kemudian mengkonsep surat, lalu penomoran, tracking, paraf konsep hingga persetujuan (e-Signature) dilakukan secara digital. Kemudahan yang paling terlihat dari eDocument yakni paperless berupa pengurangan kertas dalam kegiatan administrasi, kemudian proses penomoran otomatis sebelum tandatangan yang mana sebelum adanya eDocument harus ditulis secara manual dan menunggu setelah proses penandatanganan pejabat terkait.

Selain itu eDocument dilengkapi dengan electronic signature yang memiliki secure system oleh pihak verifikasi akhir yaitu top management seperti para manager di Pelabuhan Banjarmasin. eDocument juga dilengkapi dengan reminder berupa notifikasi atau pemberitahuan melalui email pribadi berisikan detil informasi serta notifikasi persetujuan dari setiap surat yang dikirim. Setelah sosialisasi 21 Maret 2016, pihak IT Pelabuhan Banjarmasin langsung melakukan training atau pelatihan terkait teknis pembuatan dari eDocument pada setiap Person In charge (PIC) di masing-masing divisi agar nantinya dapat dilakukan transfer knowledge secara mudah.

Source Electronic Document, Solusi Jitu Pengelolaan Dokumen dan Arsip Perusahaan

Leave A Reply

Your email address will not be published.