Budaya Briefing Budaya Produktif (Bagian I)

4

Selasa, 30 Juni 2015 | Pernah suatu ketika terjadi perdebatan kecil antara kemiker jaga dengan mandor operator proses kristalisasi Stasiun Masakan. Perdebatan itu dipicu oleh ketidaksamaan instruksi antara Kemiker Jaga dengan Manager Pengolahan. Kemiker Jaga menginstruksikan skema masak A – D, sementara Mandor Operator Proses Kristalisasi mengerjakan skema masak A – C – D sesuai instruksi Manager Pengolahan.

Sebenarnya kalau kita mau mengamati lebih luas masih sering kita jumpai ketidaksamaan persepsi, sikap dan tindakan antar karyawan pimpinan dengan karyawan pelaksana bahkan juga antar karyawan pimpinan itu sendiri. Salah satu penyebab ketidaksamaan persepsi, sikap dan tindakan ini adalah belum tersedianya saluran komunikasi yang efektif dari pimpinan puncak kepada seluruh bagian dan karyawan perusahaan. Saluran berjenjang yang selama ini diterapkan terbukti kurang efektif.

Menyikapi kondisi demikian budaya briefing rasanya menjadi pilihan tepat sebagai saluran komunikasi yang efektif dari Pejabat Puncak / Direksi kepada seluruh jajaran di bawahnya.

adalah sebuah pendekatan komunikasi antar-muka (face-to-face) yg secara rutin dilakukan dalam organisasi agar seluruh anggota tim kerja memiliki kesamaan persepsi, sikap, dan tindakan yang produktif terhadap pencapaian tujuan organisasi.

Kegunaan briefing bagi organisasi
a. Saluran komunikasi dari pimpinan puncak kepada seluruh bagian dan pegawai perusahaan.
b. Sarana untuk mengarahkan tindakan/perbuatan atau pekerjaan para anggota kelompok pada tujuan yang jelas.
c. Media General Manager, Manager, atau Ass Man untuk mengevaluasi kesiapan dan memastikan kesuksesan pencapaian tujuan operasional.
d. Cara pemimpin untuk melengkapi anggota teamnya dengan pengetahuan, sikap mental, dan semangat kerja yang memadai bagi pencapaian tujuan.

Karakteristik briefing
a. Bersifat langsung (face-to-face)
b. Cenderung berlangsung satu arah, tetapi tidak menutup kemungkinan untuk umpan balik dan tanya jawab.
c. Dilakukan General Manager, Manager atau Ass Man.
d. Berlangsung kurang lebih 30 menit
e. Dilakukan secara rutin.
f. Membangun kesamaan persepsi, sikap dan tindakan.
g. Diarahkan untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi.

Tujuan briefing
a. Mencegah muncul dan berkembangnya rumor maupun persepsi negatif.
b. Menginformasikan kondisi (progress) terkini dari isu-isu finansial, bisnis dan strategi organisasi.
c. Membangun motivasi kerja dan semangat juang seluruh anggota team dalam menghadapi tantangan dan kesulitan.
d. Menilai kesiapan dan pencapaian kelompok baik secara kolektif maupun individual.
e. Mendorong anggota kelompok untuk konsisten dalam menjalankan komitment dan peraturan yang berlaku.
f. Menjalankan koordinasi antar kegiatan dari semua peran dan fungsi di dalam kelompok.

Jenis-jenis briefing

Information briefing
a. Bertujuan untuk memberikan informasi yang akurat, spesifik, dan up-to-date kepada para anggota.
b. Para anggota dapat memahami, mengingat kembali, maupun menganalisis pekerjaannya terkait dgn informasi yang disampaikan.
c. Pertimbangkan keadaan daya serap para anggota.
d. Pertimbangkan informasi-informasi salah apa saja yang telah dicerna oleh para anggota sebelumnya.
e. Menunjukkan bukti dan sumber informasi untuk menguatkan keyakinan para anggota untuk menerima dan menggunakan informasi baru yang disampaikan.
Motivational briefing
a. Bertujuan untuk memperbesar sikap positif dan semangat kerja dari para anggota.
b. Supervisor atau manager harus mengetahui terlebih dahulu “rumus persamaan” yang ada di benak sebagian besar anggota dalam menyikapi kondisi yang berlangsung.
c. Gunakan cerita atau pengalaman diri sendiri maupun orang lain dalam hadapi kondisi yang sama tetapi dengan “rumus persamaan” berbeda.
d. Pertimbangkan nilai-nilai adat dan agama yang dapat di angkat.
e. Perkuat keberadaan (presence), perhatian (attention), upaya penyelarasan (aligment) dari anda.
Evaluational briefing
a. Bertujuan untuk mengevaluasi pencapaian atau perilaku para anggota selama ini.
b. Pemimpin menyatakan kriteria yang digunakan dan cara pengukuran yang dilakukan.
c. Pastikan bahwa anggota merasa bahwa proses evaluasi berlangsung obyektif.
d. Evaluasi dapat berorentiasi pada proses maupun hasil, serta mendorong para anggota untuk mengulanginya kembali pada masa mendatang.
e. Evaluasi yang baik memberi kesan kepada para anggota bahwa mereka di perhatikan dan diberi kesempatan bertumbuh.
f. Jangan mengiming-imingkan sesuatu bila anda tidak yakin bisa memberinya.
Instructional briefing
a. Bertujuan untuk memudahkan para peserta dalam menjalankan pekerjaan.
b. Menjelaskan secara rinci mengenai ukuran hasil yang di harapkan
c. Menjelaskan secara urut mengenai langkah-langkah yang di lalui
d. Memastikan dukungan sarana dan prasarana tersedia memadai untuk menjalankan tugas
e. Menjelaskan mekanisme monitoring dan pelaporan
f. Memberikan alternatif pendekatan atau metode bila alternatif I mengalami kesulitan
g. Memastikan para anggota bisa mengerjakannya. Karena “tahu” belum tentu “mampu”.

Source Budaya Briefing Budaya Produktif (Bagian I)

Leave A Reply

Your email address will not be published.